← Beranda APPRODI

SOP Minimum APPRODI

Dokumen minimum untuk peninjauan pengurus · Versi 0.1 · Disusun 30 Agustus 2026

DRAF — BELUM DISAHKAN

Rencana tanggal berlaku: 1 September 2026 pukul 00.00 WIB, setelah pengesahan pengurus. Jika pengesahan dilakukan kemudian, tanggal efektif harus ditetapkan kembali dan tidak otomatis berlaku surut. Tidak ada tanda tangan atau nomor keputusan yang diasumsikan dalam dokumen ini.

Pengendalian dokumen

Pemilik dokumen: APPRODI. Penetapan/pengesahan: pengurus berwenang. Ketua Umum: Ir. Sanggam Purba, MM. Nama tersebut adalah identitas jabatan, bukan bukti bahwa draf ini sudah ditandatangani.

Sebelum ditetapkan, lengkapi nomor keputusan, nama pemeriksa dan pengesah, tanggal pengesahan, versi, serta tanggal efektif. Catat setiap perubahan. Ketentuan organisasi yang telah disahkan tetap menjadi acuan bila ada perbedaan.

SOP-001 · v0.1

Pendaftaran Anggota

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Mencatat pengajuan keanggotaan secara lengkap dan dapat ditelusuri.

Pelaksana dan tanggung jawab

Calon anggota; Admin Administratif sebagai pemeriksa.

Prosedur minimum

  1. Calon anggota membuka formulir resmi tenant APPRODI dan mengisi data sesuai keadaan sebenarnya.
  2. Calon anggota memeriksa data sebelum mengirim dan menyimpan Proposal ID yang diterbitkan.
  3. Calon anggota memeriksa email dan Tracking. Bila email tidak diterima, periksa spam lalu hubungi sekretariat tanpa membagikan PIN.
  4. Pengajuan diteruskan ke pemeriksaan administrasi. Pendaftaran saja belum menyatakan anggota aktif.

Bukti dan catatan

Proposal ID, data pendaftaran, waktu pengajuan, dan status pemeriksaan.

SOP-002 · v0.1

Verifikasi Keanggotaan

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Memisahkan penilaian kelayakan administrasi dari verifikasi pembayaran.

Pelaksana dan tanggung jawab

Admin Administratif yang ditunjuk organisasi.

Prosedur minimum

  1. Petugas masuk melalui akses internal dengan akun yang berwenang; identitas petugas harus dapat ditelusuri.
  2. Periksa kelengkapan, kesesuaian data, potensi duplikasi, dan persyaratan kategori yang berlaku.
  3. Tetapkan Approve, Revision, atau Reject dengan alasan yang jelas sesuai fitur sistem. Jangan memberikan persetujuan untuk data yang belum memenuhi syarat.
  4. Setelah Approve, pastikan Tracking/notifikasi memberikan instruksi pembayaran. Pengurus tidak meminta PIN calon anggota.

Bukti dan catatan

Proposal ID, hasil pemeriksaan, alasan revisi/penolakan, identitas petugas, dan waktu keputusan.

SOP-003 · v0.1

Pembayaran & Verifikasi Keuangan

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Memastikan iuran dibayar sesuai instruksi dan diverifikasi oleh petugas Finance.

Pelaksana dan tanggung jawab

Calon anggota yang telah disetujui; petugas Finance.

Prosedur minimum

  1. Calon anggota mengakses Payment dari email atau Tracking hanya setelah Approve, memakai Proposal ID + PIN.
  2. Periksa nominal dan rekening resmi, lakukan pembayaran, lalu unggah bukti yang jelas.
  3. Finance menggunakan akun berwenang untuk mencocokkan Proposal ID, nominal, penerimaan dana, dan potensi pembayaran ganda. Bukti gambar saja tidak menggantikan pemeriksaan penerimaan dana.
  4. Isi identitas/email petugas verifikasi yang diwajibkan sistem. Beri Verified hanya setelah cocok. Ketidaksesuaian dicatat dan ditindaklanjuti tanpa memaksa aktivasi.
  5. Pengembalian dana atau pengecualian mengikuti keputusan pejabat berwenang; SOP minimum ini tidak menetapkan hak refund otomatis.

Bukti dan catatan

Proposal ID, bukti dan hasil pencocokan pembayaran, status, identitas verifier, dan waktu verifikasi.

SOP-004 · v0.1

Aktivasi & Kartu Anggota Digital

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Menerbitkan identitas digital setelah persetujuan dan pembayaran terverifikasi.

Pelaksana dan tanggung jawab

Sistem BRIE; Admin Administratif untuk pendampingan; Finance untuk status pembayaran.

Prosedur minimum

  1. Pastikan administrasi disetujui dan Finance menetapkan Verified. Jangan mengaktifkan manual hanya berdasarkan klaim telah transfer.
  2. BRIE mengaktifkan membership dan menerbitkan identitas digital sesuai mekanisme yang sudah berjalan.
  3. Anggota mengikuti instruksi aktivasi memakai data yang sesuai dengan catatan keanggotaan.
  4. Bantu anggota membuka kartu dan memasangnya bila perangkat mendukung. Bedakan kartu anggota dari PWA website umum.
  5. Jika kartu tidak muncul atau data salah, catat kendala dan eskalasi ke petugas yang sesuai. Jangan mengganti status pembayaran tanpa bukti.

Bukti dan catatan

Status aktif, identitas anggota, waktu aktivasi, serta catatan koreksi atau bantuan.

SOP-005 · v0.1

Pelaksanaan Kegiatan

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Menjalankan seminar, workshop, dan pertemuan bulanan dengan informasi serta pertanggungjawaban yang jelas.

Pelaksana dan tanggung jawab

Penanggung jawab kegiatan; direktorat terkait; sekretariat.

Prosedur minimum

  1. Siapkan tujuan, topik, sasaran, jadwal, format, penanggung jawab, dan kebutuhan biaya. Ajukan kepada pejabat berwenang.
  2. Umumkan ketentuan: manfaat gratis anggota, kuota, pendaftaran, biaya khusus bila ada, dan perubahan jadwal.
  3. Masukkan agenda yang telah disetujui ke kalender resmi. Periksa akses peserta, narasumber, dan kesiapan teknis.
  4. Catat kehadiran secara proporsional, jalankan kegiatan, kumpulkan umpan balik, dan siapkan ringkasan tindak lanjut.
  5. Publikasikan dokumentasi yang layak dengan memperhatikan izin dan data pribadi peserta.

Bukti dan catatan

Agenda, persetujuan, anggaran bila ada, daftar hadir terbatas, dokumentasi, dan evaluasi.

SOP-006 · v0.1

Kerja Sama Organisasi

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Menjaga kolaborasi sesuai kewenangan dan kepentingan organisasi.

Pelaksana dan tanggung jawab

Direktorat pengusul; pengurus berwenang; sekretariat.

Prosedur minimum

  1. Catat identitas calon mitra, tujuan, manfaat, kontribusi, risiko, dan potensi konflik kepentingan.
  2. Lakukan telaah sesuai kebutuhan; sepakati lingkup, pembiayaan, data, penggunaan logo, serta tanggung jawab.
  3. Dapatkan persetujuan dan tanda tangan pihak berwenang sebelum mengumumkan kerja sama formal.
  4. Tetapkan penanggung jawab, keluaran, jadwal evaluasi, dan penyelesaian kendala. Arsipkan dokumen.

Bukti dan catatan

Usulan, hasil telaah, persetujuan, dokumen kesepakatan, dan evaluasi pelaksanaan.

SOP-007 · v0.1

Publikasi & Dokumentasi

Draf

Rencana efektif: 1 September 2026 · menunggu pengesahan

Tujuan

Menjaga akurasi, izin publikasi, dan keamanan data pada kanal resmi.

Pelaksana dan tanggung jawab

Pengelola konten; penanggung jawab informasi; pejabat pemberi persetujuan.

Prosedur minimum

  1. Periksa sumber, nama, jabatan, tanggal, angka, tautan, dan status kegiatan sebelum menulis.
  2. Gunakan foto atau dokumen dengan hak penggunaan yang sesuai; jangan tampilkan PIN, data akun, bukti transfer, atau informasi pribadi yang tidak diperlukan.
  3. Peroleh persetujuan sesuai kewenangan dan periksa konsistensi Indonesia–English. Bedakan rencana, draf, dan kegiatan yang telah terlaksana.
  4. Publikasikan di kanal resmi, simpan versi dan tanggal pembaruan, lalu koreksi kesalahan secara terlacak.

Bukti dan catatan

Naskah, sumber, izin bila diperlukan, persetujuan, versi publikasi, serta catatan koreksi.

Kontrol lintas prosedur

Akses data harus dibatasi sesuai peran. Admin tidak mengambil alih verifikasi Finance; Finance tidak menggantikan keputusan administrasi. Gunakan akun pribadi petugas, simpan jejak keputusan, dan eskalasikan pengecualian. Masa simpan serta penghapusan data perlu ditetapkan organisasi; draf ini tidak mengarang durasi retensi.

Batas dokumen: SOP menjelaskan tata kerja; SOP tidak memasang login, otorisasi, atau perlindungan backend. Penerapan teknis harus diverifikasi terpisah.